Voluntariat

Ocupând acest rol, voluntarii:

• Ajută la pregătirea spațiilor expoziționale pre și post expoziții.
• Ajută la amenajarea și demontarea expozițiilor.
• Oferă asistență la pregătirea și montarea/demontarea diverselor echipamente (echipamente audio-vizuale, panouri informații lucrări, expozoare etc.)

Coordonatori:
Nicoleta Postolache
Dani Gagiu

Perioade:
Pre bienală: 1 august - 13 septembrie
Post bienală: 28 octombrie - 8 noiembrie

Unelte: releveu, ruletă, mătură, mușchi, cârpă, bidinea, pensulă, ciocan, cuie, boloboc etc.

Având acest rol, voluntarii:

• Ajută la producția propriu-zisă a instalațiilor din expoziții.
• Ajută echipa să aducă la viață viziunea autorului lucrării urmărind un plan de acțiune detaliat al acestuia.
• Ajută la montarea/demontarea instalațiilor care necesită un anumit tip de coordonare.

Coordonatori:
Alex Naghiu
Evelina Ursatii
Anca Teslevici
Miruna Trașcă

Perioade:
Pre bienală: 1 august - 13 septembrie

Exemple: realizare de mobilier, realizare de panouri, textile, structuri, pictat mural etc.

• Ajută cu colectarea și documentarea feedback-ului de la participanți și vizitatori, precum și alte detalii care ajută la monitorizarea desfășurării evenimentului (înregistrarea numărătorilor de participanți, tehnoredactarea feedback-ului lăsat în scris de mână, alte date privind statistica evenimentului)
• Ajută cu procesarea și verificarea înscrierilor pentru participanți și invitați.
• Ajută la procesarea emiterii ecusoanelor și pachetelor de bun venit pentru participanți și vizitatori.
• Ajută la arhivarea și organizarea documentelor pentru acces facil și eficient.

Acestea sunt câteva exemple, voluntarii ajutând echipa la diferite tipuri de procesări administrative care apar în timpul pregătirii, desfășurării și la finalul bienalei. Aceștia sunt coordonați punctual de diferiți membri ai echipei Beta, sub supravegherea managerilor de voluntari.

Acest rol descrie momentele în care întreaga echipă - voluntarii și organizatorii, precum și alți colaboratori - vin împreună pentru a se ocupa de:

• Pregătirea și desfășurarea unui moment important (ex. evenimentul de lansare)
• Producția unei instalații/lucrări care necesită un efort mare de resurse
• Pregătirea unui spațiu mare/important
• Orice altă intervenție ce necesită implicarea în volum mare a membrilor Beta

Coordonatori:
Membrii echipei Beta care organizează evenimentul/ coordonează producția/ administrează situația.

Perioade
Pre bienală: 1 august - 13 septembrie
În timpul bienalei: 13 septembrie - 27 octombrie
Post bienală: 28 octombrie - 8 noiembrie

• Se ocupă cu primirea participanților la eveniment, înregistrarea acestora atunci cand este cazul.
• Se ocupă cu oferirea de ecusoane și pachete de bun venit, diseminarea de materiale promoționale și informaționale.
• Se ocupă cu numărarea participanților folosind aplicații de tip counter.
• Se ocupă cu oferirea de informații succinte despre eveniment.

• Se ocupă cu ghidarea vizitatorilor prin spațiu și oferă suport.
• Se asigură că totul este în regulă în timpul evenimentului (atenție la confortul participanților, îi întâmpină cu eye contact pentru a facilita sesizări, suplinesc număr de scaune la nevoie, ajută cu transportul microfonului prin sală la sesiuni de întrebări, etc.)
• Se ocupă cu gestionarea fluxului de vizitatori pentru a preveni aglomerația și pentru a respecta normele de siguranță.
• Se asigură că regulile evenimentului sunt respectate (de exemplu, interzicerea fotografiilor dacă este cazul).
• Interacționează cu participanții la evenimentele ce implică activități (workshopuri, ateliere), asigurându-se că au toate materialele necesare etc.

• Ajută la pregătirea zonei/zonelor de servire, cu grijă la așezarea mâncărurilor și băuturilor pe mese în mod atractiv și accesibil.
• Se ocupă cu reaprovizionarea meselor cu mâncare și băuturi pe măsură ce acestea se epuizează.
• Se asigură că alimentele și băuturile sunt etichetate corect.
• Se asigură că zona de servire rămâne curată și ordonată pe tot parcursul evenimentului.
• Se ocupă cu monitorizarea stocurilor de mâncare și băuturi pentru a preveni epuizarea acestora, colaborând constant cu echipa de eveniment.

În cazuri speciale vom avea nevoie de ajutorul voluntarilor pentru:

• Întâmpinarea și recepționarea artiștilor/invitaților.
• Ghidarea acestora către zonele de backstage/protocol/vestiar, sălile de conferințe, zonele de workshop-uri sau alte locații relevante.
• Oferirea de informații despre facilitățile locației.
• Comunicarea cerințelor și solicitărilor artiștilor către echipa de organizare.
• Asigurarea că artiștii au acces la apă, mâncare și alte necesități pe durata evenimentului.

• Ajută la documentarea evenimentului făcând poze sau luând notițe pe baza cărora să se scrie un mini articol. Mai multe perspective, mai interesant.
• Ajută la documentarea și promovarea bienalei înregistrând video-uri pentru story-uri sau tik tok.
• Sub coordonarea reprezentanților PR ajută la realizarea de interviuri sub formă video sau scrisă cu diverși participanți, invitați sau vizitatori.

• Oportunitatea de a dezvolta competențe în managementul proiectelor, precum și în self-management - o abilitate des ignorată dar care aduce aporturi de neprețuit în traiectoria profesională.
• Îmbunătățirea abilităților de comunicare, colaborare și leadership.
• Creșterea încrederii în sine.

• Posibilitatea de a cunoaște și de a colabora cu profesioniști din diverse domenii.
• Întâlnirea cu diverși experți care pot oferi îndrumare și sfaturi valoroase.
• Construirea de relații durabile cu persoane care împărtășesc aceleași valori și interese.

• Oportunitatea de a lucra în situații reale, de a rezolva probleme și de a face față provocărilor concrete.
• Acumularea de experiență relevantă în domeniu, precum și în domeniile conexe.
• Testarea diferitelor abilități și posibilitatea de a explora și a face tranziția către noi domenii profesionale, pentru a evalua ce vi se potrivește și ce vă place.
• Îmbunătățirea CV-ului prin adăugarea de experiențe valoroase.
• Oportunități de carieră în viitor în cadrul bienalei.

• Posibilitatea de a participa la conferințe, workshop-uri și seminarii, cu perspectivă organizațională și din culise.
• Acces la materiale și resurse care vă pot îmbogăți cunoștințele și abilitățile.
• Obținerea de recomandări și referințe valoroase din partea supervizorilor sau colegilor.

• Contribuția la impactul social, la cauze importante și la îmbunătățirea comunității.
• Participarea la proiecte care au un impact pozitiv asupra mediului, orașului sau societății.
• Sentimentul de împlinire și satisfacție derivat din lucrul în echipă și realizarea unor obiective.
• Dezvoltarea unui sentiment de apartenență la o comunitate și o cauză.